Evenementen zijn een ideaal moment om je duurzame ambities uit te dragen. In deze blog lees je 6 tips om een duurzaam evenement te organiseren en je deelnemers hierin mee te nemen.
1. Zet duurzaamheid op de agenda.
Duurzaamheid hoort thuis in het hart van je evenement: Het programma. Kijk daarom goed naar de doelstelling van je evenement en hoe je duurzaamheid daaraan kunt verbinden. Nodig sprekers uit die bijdragen aan systeemverandering. Ontwerp sessies die de deelnemers uitdagen om groots te denken. Geef deelnemers de ruimte om met je organisatie mee te denken of om zelf tot actie over te gaan. Kortom, denk na over manieren om duurzaamheid een prominent onderdeel te maken van je bijeenkomst én de resultaten ervan.
2. Neem duurzaamheid als startpunt voor de organisatie
De belangrijkste keuzes maak je al vroeg in het proces. Zorg er dus voor dat duurzaamheid een factor is in de organisatie van je evenement. Een locatie naast de snelweg zal er bijvoorbeeld voor zorgen dat veel mensen met de auto komen. Andersom nodigt een bijeenkomst in een stadscentrum uit om met de fiets of het OV te komen. Ook de evenementenlocatie zelf maakt veel verschil. Niet alleen hun eigen duurzame imago doet ertoe, ook de opties die zij bieden om bijvoorbeeld vegetarische maaltijden te serveren maken veel verschil.
3. Maak keuzes met impact
Als het om duurzaamheid gaat is de ene stap veel zinvoller dan de andere. Vliegreizen zorgen bijvoorbeeld voor enorme uitstoot van broeikasgassen, dus hier kun je veel impact maken. Zijn er sprekers of deelnemers die speciaal voor dit evenement naar Nederland komen, en is dat wel echt nodig? Moedig internationale sprekers en deelnemers aan om waar mogelijk met de trein te komen. Ook online deelname is inmiddels vaak een volwaardig alternatief, ook voor sprekers.
4. Maak duurzaamheid zichtbaar in de interactie met deelnemers.
Communicatie over duurzaamheid begint al bij de uitnodiging en aanmelding. Benoem welke duurzame keuzes je maakt en moedig deelnemers aan om mee te doen. Heb je inderdaad een locatie geboekt die vlakbij een treinstation ligt? Nodig deelnemers dan uit om met de trein te komen, en noem de bereikbaarheid met het OV ook in je bevestigingsmail. Heb je een duurzame lunch geregeld, of werk je samen met lokale ondernemers? Benoem het in de aankondiging en op de dag zelf, en leg uit waarom je deze keuzes maakt.
5. Draag duurzaamheid uit in samenwerking met je sprekers
Je sprekers zijn belangrijke ambassadeurs tijdens je evenement. Zij zijn degenen die op de dag zelf hun eigen verhaal en dat van je organisatie uitdragen. Een voorbeeld: De plenaire opening is een mooi moment voor interactie met deelnemers. Het zorgt ervoor dat mensen actief gaan deelnemen aan je evenement en dat ze zich verbonden voelen met de andere deelnemers. Je spreker kan bijvoorbeeld aan de deelnemers vragen om hun hand op te steken als ze met de fiets of het OV kwamen. Ook hier geldt: Show, don’t tell, dus moedig je sprekers aan om zelf ook duurzame keuzes te maken. Stem dit dus van tevoren af met de gespreksleider, dagvoorzitter en/of de mensen die namens jouw organisatie op het podium staan.
6. Wees consequent
Duurzaamheid en klimaatverandering zijn complexe onderwerpen. Je bent er nog lang niet als je bijvoorbeeld een vegetarische lunch klaarzet. Ook het voorkomen van afval is bijvoorbeeld een waardevol element. Loop daarom je hele evenement langs: Deel je nog wegwerpartikelen of goodiebags uit? Gebruik je badges, en leveren deelnemers die ook weer in? Gebruik je single use producten zoals banners of eenmalige exposities? Wat voor hapjes en drankjes serveer je bij de borrel? Al deze keuzes bepalen gezamenlijk hoe duurzaam je bezig bent.
Bonustip: Je rol als spreker of deelnemer
Ook als spreker of deelnemer aan evenementen kun je een positieve rol spelen. Je eigen vervoer is daar natuurlijk een voorbeeld van. Het is nog krachtiger als je zelf ook de organisatie vraagt naar hun duurzame keuzes. Word je uitgenodigd als spreker? Dan kun je bijvoorbeeld vragen wat voor duurzame keuzes de organisatie maakt. Op deze manier help je mee om duurzaamheid de norm te maken.
Hulp nodig? Neem contact op!
Wil je zelf een duurzaam evenement organiseren? Neem dan contact op voor vrijblijvend advies!
